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Par
: Danielle Guérin, adjointe
virtuelle d'excellence
«On n’est jamais mieux servi que par soi-même», dit le dicton. Ouf!
Quelle mission! Imaginez un instant si Céline Dion, en plus de
chanter, devait s’occuper de réserver les salles, imprimer et vendre
les billets pour ses spectacles, faire la comptabilité, gérer son
site Internet, etc. Bien sûr, nous savons tous qu’il en est
autrement. Elle est entourée de professionnels qui font partie de
son équipe de succès, où chacun exploite ses forces au profit de
toute l’équipe. Elle a appris à déléguer efficacement les
responsabilités.
La délégation est
un art qui nous aide à maximiser notre temps et nos forces en nous
permettant de nous concentrer sur les tâches qui nous conduiront
vers la réalisation de notre vision. De plus, c’est un art qui
s’apprend à tout âge. Il n’y a aucun préalable sauf, peut-être, le
désir de bien canaliser son énergie.
Il
existe plusieurs bonnes raisons de déléguer des tâches qui nous
plaisent moins ou celles dans lesquelles nous n’excellons pas.
Souvent, les choses peuvent être réalisées autrement et avec un taux
de réussite plus élevé que si nous l’avions fait nous-mêmes.
Déléguer aide à retrouver l’énergie et le temps nécessaires pour une
meilleure performance puisqu’il y a moins de «fouillis». Devant une
montagne de dossiers à régler ou une liste exhaustive des tâches à
accomplir, le niveau d’énergie a une tendance à la baisse. Lorsqu’on
sait que l’on peut compter sur quelqu’un d’autre pour accomplir
certaines de ces tâches, c’est motivant et il nous reste de
l’énergie à la fin de la journée.
Mais à qui déléguer?
La délégation libère de l’espace et du temps pour les
tâches et les projets qui nécessitent vraiment notre attention
personnelle et qui nous stimulent. Un autre membre de notre équipe
de succès (un professionnel, un collègue ou un membre de la famille)
est peut-être intéressé par les projets qui nous ennuient. N’hésitez
pas à poser des questions afin de connaître les intérêts et les
forces de ceux qui vous entourent. Vous risquez d’être agréablement
surpris!
On augmente
l’efficacité quand les tâches sont déléguées à un expert. Pourquoi
réinventer la roue? Il existe des professionnels dans presque tous
les domaines et il y a probablement quelqu’un
dans votre entourage qui se fera un plaisir de vous aider.
Et
si vous demandiez le soutien de votre conjoint ou de vos enfants
pour certaines tâches dans la maison? En déléguant aux enfants, vous
vous libérerez d’une tâche tout en leur apprenant l’autonomie. Ce ne
sera peut-être pas «parfait», mais imaginez la fierté qu’ils auront
à dire que c’est eux qui l’ont fait.
Un
esprit d’équipe se crée par le partage des responsabilités. Le fait
de déléguer augmente les talents et l’estime de soi chez les autres.
De plus, la délégation témoigne de notre confiance dans la capacité
de l’autre à réussir.
Lorsque vous déléguez, les délais
sont diminués puisque les tâches sont exécutées à temps au lieu de
rester au bas d’une liste déjà bien remplie. Vous pouvez même
considérer l’automatisation des tâches comme une forme de délégation.
Par exemple, payez vos comptes par paiement préautorisé ou faites
transférer un montant fixe à intervalle régulier dans votre compte
d’épargne. Plus besoin d’y penser, ça se fait tout seul (ou presque)!
Comment déléguer?
En déléguant efficacement, il est
possible de créer des situations «gagnant-gagnant» pour tous ceux et
celles qui sont impliqués.
En voici les étapes :
1.
Identifier clairement ce qu’on veut déléguer.
2. Quantifier la tâche. Estimer le temps nécessaire à l’exécution de
cette tâche.
3. Identifier l’intention, le résultat attendu.
4. Associer la bonne personne au bon projet en fonction des forces
de la personne.
5. Assurez-vous de la disponibilité de la personne.
6. Demander à la personne responsable d’estimer à son tour le temps
nécessaire pour exécuter la tâche. Peut-être que vous aurez à
ajuster votre estimation de départ.
7. Lorsque les projets sont délégués, il est important d’établir des
objectifs clairs et un échéancier, et d’en faire part à la personne
responsable.
8. Déterminer les critères d’évaluation tout en accordant une marge
de manœuvre.
9. Respecter le style de la personne. Demandez-lui comment elle
prévoit accomplir la tâche. Veut-elle un suivi régulier?
Préfère-t-elle une évaluation finale?
10. Encourager la créativité et l’autonomie. Laisser les autres
trouver leurs solutions. Peut-être qu’une perspective différente
apportera un vent de fraîcheur à votre entreprise.
Enfin, célébrer!
Lorsque le projet est terminé, réunissez votre équipe et célébrez
cette réussite. Reconnaissez le travail bien fait! Et surtout, après
avoir félicité les autres, félicitez-vous d’avoir fait appel à votre
équipe de succès!
Danielle Guérin, adjointe virtuelle
d'excellence, dirige
VADG, une entreprise d'assistance virtuelle
depuis novembre 2002.
En utilisant les différentes
technologies disponibles sur Internet, Danielle Guérin collabore de
manière Simple, Efficace et Agréable avec des coachs et des
consultants visionnaires dans l’établissement de systèmes et
procédures visant le succès de leur entreprise. En
février 2006, le Réseau des femmes d'affaires et professionnelles de
l'Outaouais lui a accordé le titre de Travailleuse autonome
de l'année et en mai 2008, la Jeune Chambre de Commerce de
Montréal lui a accordé le titre de Jeune Travailleur autonome du
Québec dans le cadre du concours ARISTA. |
